新型コロナウィルスの拡大に伴い、現在テレワーク勤務をメインとしている会社や対面での打ち合わせを減らしている会社が増えています。
それに伴い、ZoomやSkypeにてホームページ制作に関するお打ち合わせを希望される会社様が増加。弊社でも毎月、オンラインにてサイト制作の打ち合わせを行っています。
オンライン打ち合わせは電話でのお打ち合わせと違い、ウェブカメラを活用して行うため、互いの顔を見ながらお話することができます。また画面共有やチャット機能等により、タイムリーに資料を確認し合いながら打ち合わせすることができるメリットもあります。
ただ端末やネット環境によっては、画面停止や遅延等の問題も起きる場合があります。
今回は「オンラインでのホームページ制作打ち合わせのメリット・デメリット」についても記載したいと思います。
HP制作打ち合わせをオンラインで行うメリット・デメリット
オンラインでHP制作のMTGをするメリット
現在、様々なサービスがオンライン化をされていますが、特にホームページ制作及びＨＰリニューアルの打ち合わせは、参考サイトを確認しながらのお話や細かな色合い/デザイン/見せ方に関する内容が多いため、電話・メールだけでの話よりもずっとスムーズです。
対面での打ち合わせとなると場所の面・移動面・スケジュール面などの調整が必要となりますが、オンラインの場合は打ち合わせ場所の確保や移動が無い分、打ち合わせの日程調整がしやすいのも大きな利点と言えます。
また3社間での打ち合わせや大人数での打ち合わせも可能で、画面分割によって1画面で参加者全員の様子を見渡すことができるのもオンライン会議ならではのメリットです。そして、ZoomやSkype等は一部の場合を除き、無料で使用できるのも大きいのではないでしょうか。
最近ではノートPC内に最初からwebカメラが付いているタイプもあり、オンライン会議ソフトをインストールすることですぐに始めることができます。iPad等のタブレット端末もwebカメラが最初から内蔵されているので便利な反面、常に画面がON状態なためバッテリーの消耗面へ気を付けなければなりません。
デスクトップパソコンの場合、オンラインMTG用に専用webカメラを購入しますが、昨年の急激なテレワーク導入時と比べると現在は品切れ状態が解消されており、3,000円や4,000円程度で手に入ります。
HP制作MTGをオンラインにて行うデメリット
一番多いトラブルがPCやスマートフォン、タブレット等 端末の処理速度が遅かったり、インターネット環境があまり良くない場合、回線が途切れ途切れになり画面が固まってしまったり、音声遅延が起きる現象です。
午前や昼間は問題なかったのが、別日の夜にオンラインMTGをした際、インターネット使用者が多い時間帯のせいか調子が悪い…といったケースもあります。こちらは固定回線やLANケーブル接続ではなく、ポケットwifi等でインターネット接続をしている場合に多く見受けられます。
また同様にPC設定関連の不具合として、マイク接続設定がおかしく、声が小さかったり、音声が全く聞こえない…といったトラブルも意外とよくあります。このような場合はPC側の設定とマイク機器・ウェブカメラ機器側の設定を見直すことで解決しますが、普段このようなマイクや音声設定を触ることの無い方にとっては、調整難易度が高めではないでしょうか。
他にもテレワーク/自宅からのオンライン参加で、夕方・夜になり電気を付けて打ち合わせをする際、光の加減で顔や画面が真っ黒で見えない…といったケースもあります。これを解消するため、弊社ではテレワーク時のオンライン打ち合わせ用に専用ルームライトを購入しました。
音声面にも気を遣う必要があります。専用会議室でのオンライン打ち合わせであれば問題ありませんが、普段自分の席で仕事をしているデスクから参加する場合、隣の同僚の電話や周囲の雑音が入ってしまいます。
ノートPCであれば移動が容易なため、打ち合わせスペースや周囲の音があまり入らない場所へ行ってMTGすることができますが、デスクトップPCの場合はそうはいきません。
これらのトラブルはよくあるE-mailトラブル同様、慣れや経験によってスピーディーに解決できるようになります。初めて遭遇するトラブルの場合、調べながら手探りで解決しなければなりませんが、一度トラブル解決を経験すると次回からは難なく解消することができます。
「ホームページ制作の打ち合わせで、初めてオンラインミーティングを経験する」といったお客様もいらっしゃり、そういった場合、上記のような不具合が度々起こりますが、冷静に丁寧にチェック箇所についてご案内をさせていただきます。
【今回の記事の執筆者】
カスタマーサポート部/マネージャー webディレクター：渡邉 真帆
建設業/製造業を中心に300以上のホームページ制作の経験を積む。ディレクション時、クライアントから「事業の強み/差別化のPOINT」を引き出すことが得意。
日々IT・PCに関するリテラシー向上に努め、Webのことは勿論、お客様の多様なお困りごとを解決。エグゼクティブクリエイションの中でも特に顧客満足度の高いディレクター。
社内では癒し系なものの、クライアントとの打ち合わせ時のキリッと具合は別人のよう。
得意なこと：アクティブリスニングと笑顔 苦手なこと：料理と口喧嘩
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