当社ではホームページ制作運用をご依頼いただいたお客様への定期訪問＆連絡時に「最近、ホームページ経由の新規お問い合わせやご相談等はいかがでしょうか？」とよくお尋ねします。そして、問い合わせ数と共に”最終的な受注/契約へと どれぐらい繋がったのか？”も確認をします。
そういった中で「新規問い合わせ自体はあるけれど、実際の依頼には繋がっていないね…」といったケースもあります。このような場合、問い合わせや ご連絡があった後に、どのように対応したのか？もお聞きしますが、”見積書を送るのがとても遅い” ”全くその後の後追いをしていない”パターンが少なくありません。
実は制作ホームページ経由の最終成果/受注率は、サイトから連絡があった後の対応内容により大きく変わってきます。
ホームページ経由の受注率を上げる、重要な対応
早期折り返し/連絡の重要性
お問い合わせ自体は定期的にあるものの、契約へと至っていない場合に深くヒアリングをすると、意外と多いのが”折り返し連絡が遅すぎる”ケースです。こちらは特に建設業の会社様で度々あり、注意が必要です。営業担当さんやご代表が外出/現場に出ていて、事務所に新規問い合わせ・見積依頼等の連絡があり、折り返し対応となるパターンです。
その際、事務員の方がメール/電話で営業担当さんへ折り返しの応対を依頼するものの、忙しくて折り返しが遅くなることがあります。
ホームページ経由でご連絡があった日の夕方 若しくは翌日であれば、まだ良いのですが3日後、4日後となってしまった場合、問い合わせをした人に「この会社は連絡遅いな… 今後仕事をお願いした時も遅いのでは…」と思われてしまったり、「もう他社へ相談してお願いをしてしまいました」となってしまうリスクがあります。
ホームページ経由でご連絡があった日の夕方 若しくは翌日であれば、まだ良いのですが3日後、4日後となってしまった場合、問い合わせをした人に「この会社は連絡遅いな… 今後仕事をお願いした時も遅いのでは…」と思われてしまったり、「もう他社へ相談してお願いをしてしまいました」となってしまうリスクがあります。
折り返し連絡が遅い以上に良くないのが、そもそも失念してしまうパターンです。これはマイナス口コミの要因にもなるため、折り返しの旨を伝えたのならば やはり適切に折り返す必要があります。
ベストはご連絡があった当日中に折り返すことです。もし営業担当さんが外出/打ち合わせ等で難しい場合には、別の方が折り返すフローや社内ルールを予め設けておくのがお勧めです。
見積書作成も、できれば早期に
制作ホームページ経由から新規問い合わせ・ご相談があった際、「見積りを送ってほしい」となる場合が多くあります。そして、この”見積書を作成してメールで送る”のが遅れてしまうケースも少なくありません。
勿論、急いで雑に詳細でない見積りを作成するのは良くないですが、見積書送付を約束してから2週間以上かかってしまうのでは、やはり前項目で述べたのと同様のリスクがありえます。そのため、「来週水曜日までにはお見積書を作成の上、ご連絡します」といったように、予め送付できる日程をお伝えするのがお勧めです。
このように予め期限を決めることで、見積依頼をされた方もその日程までソワソワすることなく待ってもらえるのと、依頼を受けた人も期限が決まっていることで その期限までに送らなければ！といった意識に変わります。このように期限が決まっていない場合、ついつい日々の業務が多忙で「明日やればいいかな…」と考えてしまい、どんどん延び延びになり最終的に2週間以上経ってから送るといった事態になります。
実際にその仕事を受けた場合に、他の外部業者/提携会社にも依頼する必要がある際は、予めその会社にも確認しなければならなく、どうしても早期見積もり提出ができないケースもあるのではないでしょうか。
このようなケースでは、「今回お聞きした内容を実際に進める際には、当社以外の提携会社と連携する必要があり、その会社のスケジュール・費用面等も確認する必要があるため、〇日までお見積り提出のお時間をいただけますでしょうか」と予め確認、お伝えするのが良いでしょう。
このようなケースでは、「今回お聞きした内容を実際に進める際には、当社以外の提携会社と連携する必要があり、その会社のスケジュール・費用面等も確認する必要があるため、〇日までお見積り提出のお時間をいただけますでしょうか」と予め確認、お伝えするのが良いでしょう。
検討・見積提出後 連絡の重要性
問い合わせ相談や見積書提出後、「ご検討いただいて、また何かあればご連絡下さい」となり、そのまま終わってしまうパターンの会社様も多いのではないでしょうか。ただ、できれば1回は「ご検討いただき、その後いかがでしょうか？」「何かご不明な点はありませんか？」といった後追いの連絡を1、2週間後にした方が効果的です。
しつこく複数回、その後どうですか？の連絡をするのは良くありませんが、1回は進捗確認や不明点はないか等の連絡をするのが良いと考えます。
その連絡時に「お見積りをもらいましたが、思ったよりも少し高くて…」や「実は〇〇の点が不安で、お聞きしたかったのですが・・」とのお話になる場合があります。
その連絡時に「お見積りをもらいましたが、思ったよりも少し高くて…」や「実は〇〇の点が不安で、お聞きしたかったのですが・・」とのお話になる場合があります。
それに対し「■■の部分を◇◇の施工へ変更することで、もう少し費用を抑えることができます」や「〇〇について、当社では予め●●の対策をしますのでご心配ないかと考えます」等の内容を適切にお伝えすることで、「であれば再検討したいので、一度打ち合わせできますか？」や「ではお願いしたいです！」となるケースも実は多くあります。
そのため、ご検討下さいや見積りを送って それで終わりではなく、少し期間を置いて一度ご連絡をするのがお勧めです。
【今回の記事の執筆者】
株式会社エグゼクティブクリエイション
WEB制作チームリーダー WEBデザイナー/マークアップエンジニア：太田貴文
「どういった些細な気付きでも役に立つ」を持論に、サイト制作の効率化に日夜努める。名古屋出身、東京都内に在住。
学生時代からDTPやIT、WEB技術に興味を持ち、楽しみながらスキルを磨く。そのため、ソフトウェア面もハードウェア面も人一倍の知識を持つ。積み上げ続けた横方向に広い知識経験で、ホームページ制作から紙媒体/印刷関連まで対応可能なマルチクリエイター。
最近は新たなweb制作技術やサーバ・ネットワーク面のスキルを上げるべく奮闘中。
得意なこと：web制作におけるルーチンワークの効率化
苦手なこと：ルーチンワーク（だから効率化へ注力）
苦手なこと：ルーチンワーク（だから効率化へ注力）
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